議題は「事務代行に委託するかどうか」
本日は、社内ミーティング（といっても、家族経営なので家族での話し合い）で「事務代行を雇用するかどうか」を議題に挙げました。
結論から言うと、すぐに委託する必要はないという判断に至りました。
そもそも、事務代行を検討した背景には、事務を担当してくれていた祖母の引退を見据えていたことがあります。
祖母はパソコン操作がほとんどできないため、届いた書類は紙のままホッチキス留めやクリアファイルで整理され、自宅保管が基本です。
個人的には、今後の業務効率を考え、ドライブなどのクラウドにスキャンデータを保管し、必要なときにすぐ取り出せる仕組みをつくりたいと考えていました。
紙の書類をペラペラとめくりながら「あれ、どこにあったっけ？」と探すのは、時間的にも非効率です。
委託は“今じゃない”という判断に至った理由
一方で、話し合いを通して見えてきたこともありました。
それは、現時点では、委託するほど書類の量が多くないという事実です。
これまで、自分が農作業後に「この書類がこうで、ああで…」と聞いていた時には、「もう誰かに任せたいな」と感じていました。
しかし、実際に書類の処理が必要な場面はそこまで多くなく、すでに完結しているものが大半だったのです。
そのため、「フリーランスのオンライン秘書に頼むほどの業務量ではない」という結論に落ち着きました。
ただし、書類の保管がまったく不要というわけではないため、今後は顧問の会計事務所に「保管・整理・クラウド共有」などについて相談することにしました。
話し合いを通して得た、代表としての学び
今回の話し合いは、業務的な判断だけでなく、自分にとっても大きな学びがある時間となりました。
家族経営では、つい感情が先行しがちです。
しかし今日は、全員が冷静に話すことができたことが、何よりの成果でした。
代表として、物事を決断する責任はありますが、それと同時に、話し合いの相手の立場を尊重することも必要なスキルだと改めて実感しました。
祖父母は長年、経営の現場に立ち続けてきた人たち。
そんな二人に対して、簡単に「自分の意見が正しい」と突き通すわけにはいきませんし、自分自身がまだまだ経験不足だということも、少しずつ理解できてきました。
これからは、自分より若い仲間や外部パートナーと関わる場面も増えると思います。
そのときには、相手の意見を尊重しながらも、必要に応じて決断を下す力をつけていきたいと感じました。
まとめ｜冷静な対話が、次の一歩を導いてくれる
今回の社内ミーティングでは、すぐに事務代行を導入する必要はないという結論に至りましたが、それ以上に、冷静な対話ができたこと自体が大きな収穫でした。
今後は、信頼できる税理士さんにも相談しながら、業務効率化に向けた次の一歩を考えていきたいと思います。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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